Modern Document Management with Microsoft SharePoint

While researching the options for my Employer, I have encountered a presentation, which demonstrates the document management functionality of MS SharePoint.

Decline in Cargo Turnover at Stade Port: Aftermaths of the Energy Crisis

 

The port of Stade (Lower Saxony) witnessed a decline in cargo turnover last year, as per the recently released annual report.

In 2022, the port handled approximately 5.1 million tons of goods. Overall drop of -13% for the year-on-year comparison. Among them: solid bulk cargoes -4%, chemical products -27%.

The decline has been attributed to the energy crisis, which coincided with rising natural gas costs, leading to a substantial reduction in production by the energy-dependent sectors of industry and thus on the maritime trade in Lower Saxony (overall, -6% decrease in turnover across all its seaports, with the Stade port making it below the average decline for the region).

For furhter details see the reporting site https://www.seaports.de/

ChatGPT AI in the crewing process - a humble example

In Internet there are many examples of using ChatGPT for Python coding, data processing, math. The AI is known for its ingenuity as well as for its extraordinary "creativity". As any tool it has own realm of advantage, and scope of limitations. Nevertheless, it is a powerful tool closely mimicking human to human interaction backed up by a huge knowledge base. Why not to consider it for the crewing process?

Human beings are finite in their knowledge. They cannot know everything about their jobs, despite the job description's saying the opposite. Especially for those who gain experience in a new field.

One can agree that junior inexperienced ranks make rather many mistakes in their learning curves. This way they get mature. Although at a cost, which for a business process may be considered just a loss in the short term. A loss in efficiency and an 'installment' into a cumulative loss for the enterprise.

Productive use of an AI can be considered another way of clearing doubts, getting a 'third party' opinion.

Being a consultant, I see the use of the AI as if engaging an assistant who knows much. From the AI I need getting support, often in a form of a substantiated summary.

I would like to provide an example of how ChatGPT had already helped to clear confusion in the line of crewing process (hiring a seafarer) communication regarding sufficiency of a ship particulars data.

There was a product tanker position open for a professional with the previous ships' experience in so called "COP" pumps. Ambiguity arose in interpreting what type of the pump system is hidden under the abbreviation COP.

Client's executive, who did not understand the difference much, insisted on hiring the right experience. The receiving side, who got request for the COP profi, could not understand if the data was enough and sufficient. Doubt was expressed to the Client. Provided clarification stated that COP stands for the "centrifugal oil pumps" used on oil tankers, not a Framo or a Marflex system used on chem tanker vessels. Questions to the Client's clerk, whether the abbreviation actually stands for the "cargo oil pump turbine" (should had been described COPT), did not clear the situation.

Attempted googling brought to surface many references without giving any coherent answer: just loads of text and videos, which described different types of pumps used on tankers. 

Processing the technical information definitely was not the fastest way for a non-technical operator. Making a conclusion required a consultant confident in the field. Such a consultant could be also an AI. We tried it out, and in this question obtained sufficient 'consulting' support within just few minutes.

Below is my dialogue with ChatGPT clarifying the doubt about "COP":

Human: In the ship particulars it is said that the type of the Cargo pumps on a product oil tanker is "COP". How can we decipher the abbreviation? What is the type of the cargo pump?

AI: COP stands for "Centrifugal Oil Pump". It refers to a type of cargo pump commonly used on product oil tankers to transfer liquids such as crude oil or petroleum products. Centrifugal oil pumps use a rotating impeller to increase the velocity of the fluid, which is then converted into pressure by a volute casing to move the fluid through the pump.

Human: Then what is the driver for the COP: is it the steam turbine, Framo hydraulic system, Marflex electric system, any other?

AI: The driver for a Centrifugal Oil Pump (COP) can vary, and the specific type of driver depends on the ship and the pump system installed. Some common drivers for COPs on product oil tankers include:

• Steam turbine: This is a type of driver that uses steam to power the pump. It is often used in older ships or in ships with steam turbine propulsion systems.
• Framo hydraulic system: This is a hydraulic drive system specifically designed for use with cargo pumps on tankers. It utilizes hydraulic power to drive the pump, making it a reliable and efficient option.
• Marflex electric system: This is an electric drive system that uses an electric motor to power the pump. It is a popular option on modern ships due to its reliability and ease of maintenance.

So the abbreviation COP does not determine the specific type of driver. The actual driver used would be specified elsewhere in the ship particulars.

The above explanation received from AI was enough to remove doubts and to convince the hesitents that "COP" was not a sufficient description in the requirements for the open position. One can see that AI returned to me the same phrases I used like "Steam turbine", "Framo hydraulic system", "Marflex electric system". The AI understood what I wanted from it and responded the correct way.

The dialogue became really an encouraging experience of using ChatGPT for our processes. Try it out.

Alexey O. Chepok

This post is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported License.

Original text is available at https://alexeychepok.blogspot.com/2023/02/use-of-chatgpt-ai-in-crewing-process.html

What is the ISO 9001:2015 Internal auditor's certificate validity?

Neither of the ISO 9001, 17001, 19011 standards define the validity period of the certificates for internal auditors. There is an opinion that there is no need for such a certificate at all - no direct requirement - to conduct the internal audits. However that is why all the certificates I saw refer to the fact of completing a relevant training program.

Unless it is specified in the training program by the issuing body, the certificate issued has no expiry. Another source to consider is IATF 16949 that imposes requirements to maintain and improve the competence of internal auditors.

Then if your certificate is issued under the CQI/IRCA auspices, the CQI/IRCA auditor's validity is five years only. To maintain the status one has to do CPD (Continuous Professional Development) and audits.

The charted re-certification procedure can be found at www.quality.org . There is a requirement for minimum number of audits per year performed by auditors.

Churchill's Optimist and Pessimist in 3D

Today I saw the following picture posted by Laurens and could not help commenting :)

Source: Laurens Reinier Korporaal

Sir Winston Churchill was great and brilliant. Therefore the above is a great and brilliant example of rhetoric. My opinion, such a scaling into optimists and pessimists is good for verbal fencing. It is concise, sharp and thus staggering. Say, snappy. But yet it is good for nothing in real life mining the opportunities. Why? Because it is 2D, i.e. "flat", and I would suggest using at least 3D picture of the multidimensional reality and also start allowing for more valuable post factum experience.

People all are wide spectrum and involve dynamic character. Absolute optimism and pessimism are the extreme flanges (such as infra and ultra) of the disposition range. So instead of considering just the two poles: the pessimist and the optimist, I insist on the approach based on at least four poles, namely, the "unhappy" and "happy" optimists and pessimists. If the these are graded by their utility from the worst to the best the lay-out comes as follows:

1. An unhappy optimist = the one who sees the opportunity in every difficulty but every time cannot improve the former because of the scope of the latter. It does mean his/her perception of opportunities is absolutely slant and overly. This associate leads to danger.
2. An unhappy pessimist = the one who sees the same difficulty in every new opportunity. One day the pessimist realises his/her personal restrictions and becomes disturbed. This mate soon becomes a burden.
3. A happy optimist = the one that regularly seizes the opportunities and gets success now and then. This optimist is resourceful especially in the terms of time. Do not learn from him/her - you are wasting your time then. Join him/her.
4. A happy pessimist = the one who is good at finding the difficulty in every opportunity and due to his experience becomes invaluable critic of any project. Listen to him/her but be fast if he/she becomes slow.

I believe the concept should be well clear by now. Although, here is a control question: Why did I put the "happy" pessimist the last in the row?..

Alexey O. Chepok

This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported License.

Commercial Operations of Water Transport

Starting from September 2012 cadets and students of Odessa National Maritime Academy have been privileged to attend academical disciplines lectured in English. I have also been involved in the process, though from the lecturers side, and launched Commercial Operations of Water Transport (COWT), i.e. the much updated version of Kommercheskaja Ekspluatacija Vodnogo Transporta (KEVT) in English.

COWT is a 108-hour course delivered to the 4th year cadets (students) of the Maritime Law Faculty. As COWT is a branch of Commercial Management it correlates with Maritime and Business Law, Shipbroking and Chartering, Maritime Insurance, Maritime Economics, Shipping Management and Logistics. The discipline studies and elaborates the interactions within the water transport, particularly those of the shipowners and the other actors in Shipping.

All the lectures are supported by the slide-shows. Here is an example of an abridged lecture:



In conclusion I would like to present the course outline:
Commercial aspects of shipping operations
World trade and shipping
Concept of parcel size distribution
Shipping as a transport system
Major sectors in shipping
International maritime passages and commerce
Port Agency services
Port charges and dues
Combined transportation
Foreign trade operations and contracts
Actors in the shipping business
International payment terms and settling practice
The international trade legal framework
International sales contract: structure and contents
Mercantile and shipping terms in international sales contracts
Incoterms
International freight market and its structure
Freight rate mechanism and indices
Chartering infrastructure and Brokage
Chartering routine
Broker-Customer relationship
Charter-party, Bill of Lading: role, types and functions
Carrier's liability as set in the international agreements
Contractual relations in Tramp Shipping
Contractual relations in Liner Shipping
Forms of competition in Liner Shipping
Contractual relations in combined shipping
Standard voyage charter-party forms
Common terms in the voyage charter in relation to ship
Common terms in the voyage charter in relation to cargo
Common terms in the voyage charter in relation to places of loading and delivery
Lay time, demurrage and despatch
Freight
Other terms and conditions in voyage charter-party
Lending and hiring ships on a time basis. Lessors and lessees
Time-Charter. Typical terms, clauses, standard forms
Bareboat-Charter. Typical terms, clauses, standard forms
Slot-Charter, Daily-Charter, Trip-Charter
Concept of insuring maritime risks
Insurance for shipowners and charterers
Insurance for cargo interests
Product and its quality in Shipping
Integrity and timely delivery of cargoes
Initial handling of cargo claims
Cargo care

Keep yourself refreshed!

A.O. Chepok

This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported License.

Service Network Management by Maersk

An excellent simplistic induction into the management of the container fleet network. If anyone ever wondered how Maersk distribute their 15%+ global TEU-capacity share, then this clip is an induction. Networking resources, adapting to changes, facts and general overview only - this video will make the reading stand alive and no more be the chore. Recommended to any student before reading scores of pages on the topic.

Network Management: The Big Picture from Maersk Line on Vimeo.

Finding shore jobs for seamen

О качестве услуг транспортной перевозки (из лекций по КЭВТ)

Классическая концепция качества транспортной услуги

Под качеством транспортной услуги принято подразумевать степень обеспечения сохранной и своевременной доставки грузов по назначению или степень фактического выполнения перевозчиком обусловленных договором перевозки требований грузовладельца.

Перевозчик может считать, что перевозка выполнена качественно, если:

• груз перевезен в сроки;

• количество груза не изменилось;

• качество (свойства) перевозимых товаров не понизилось;

• не возникли дополнительные непроизводственные расходы (издержки на перевеску, пересчет, сортировку, перегрузку, пересылку груза; на ремонт транспортных единиц или тары; на судебные издержки или штрафы).

Отсюда важнейшими качественными показателями работы водного транспорта принято считать сохранность и срок доставки груза.

Однако классическая концепция качества не объясняет в полной мере существующие требования со стороны грузовых интересов, например, их заинтересованность в сервисе "точно в срок", в использовании "виртуального прибытия" и др.

Copyright © 2000 A.O. Chepok

PCTC Koh Jin ― японское качество перевозок
автомобилей одно из самых высоких

Что такое качество? 

По международному стандарту ISO 9000:2000 качество – это совокупность свойств и характеристик объекта, которые придают ему способность удовлетворять обусловленные или предполагаемые потребности. Под объектом может подразумеваться как продукция, так и услуга.

Близким к этому определению, но коренным образом по-иному расставляющим акценты, является определение, данное одним из современных гуру управления качеством — Джеймсом Харрингтоном:

Качество — это удовлетворение ожиданий потребителя за цену, которую он себе может позволить, когда у него возникла потребность.

Важнейшие свойства качества

Из определения качества следует ряд его важных свойств:

• качество продукции или услуги окончательно проявляется только при эксплуатации или потреблении, т. е. качество выявляется потребителем;

• качество — это относительное и динамическое понятие: со временем потребности потребителя могут изменяться и производителю продукции или услуги необходимо периодически пересматривать требования к качеству своей продукции, для того чтобы качество оставалось на прежнем уровне;

• качество — это совокупность свойств, поэтому необходимо применение показателей для его описания и количественные характеристики для его оценки и сравнения;

• качество взаимосвязано с ценой, но напрямую не зависит от неё.

Ожидания потребителя

В сфере услуг при анализе качества принято дополнительно выделять и рассматривать такие ожидания потребителя как надежность и удобство пользования услугой.

Если надежность или стабильность (удовлетворительного) качества последовательных перевозок не велика, то очевидно, что потребитель остается недовольным. В том случае, если удобство пользования транспортной услугой ниже ожидаемой (напр., по сравнению с общепринятыми стандартами на рынке), то не следует говорить о ее удовлетворительном качестве.

Удовлетворенность потребителя 

Удовлетворенность потребителя услуги определяется соотношением ее качества к цене. Удовлетворенность потребителя услуги еще называют ценностью услуги.

Напомним себе, что задачей, которую преследует потребитель транспортных услуг перевозки, является получить наименьшую стоимость транспортировки своего груза от пункта отправки до пункта назначения при минимальных потерях времени и средств.

Исходя из того, что потери времени и средств можно свести и выразить в общей денежной форме, можно обозначить удовлетворенность потребителя транспортной услуги тем, что его суммарные фактические затраты на перевозку единицы груза (т. е. стоимость самой перевозки и все потери, отнесенные к одной единице груза) лежат в ожидаемых пределах. Эта удовлетворенность тем выше, чем ниже фактические затраты затрат ожидаемых.

В реальной ситуации ожидаемые затраты динамически определяются рыночными ценами, технологией перевозки и опытом (историей) предыдущих перевозок.

А.О. Чепок

Данный текст защищен авторским правом и предоставляется вам по свободной лицензии Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported License.

New Marpol Garbage Pollution Regulations wef 01/01/2013

Hopefully and finally the changes that close the gaps: We have clear instructions on cargo residues, deck dust and wash. The updated table posted at IMO website and known to us due to the UK P&I's bulletin propagation system is right there below.

James Harrington on performance improvement

Dr. James Harrington is one of the most cited guru on quality management. He is the person who has been authoring the philosophy of quality.

Source Harrington Institute

Many quality professionals claim that quality and productivity are two sides of the same coin. That is not true. They may overlap, but they are very different in nature. You can drive your organization bankrupt by focusing too much on quality and never getting the product out and you can also drive your company into bankruptcy by pushing productivity and shipping bad products. What you really need to do is focus on performance improvement.

Performance improves under three conditions and three conditions only:

• When quality remains constant and productivity goes up
• When productivity remains constant and quality goes up, and
• When quality and productivity go up together.

Of course, what we're trying to accomplish is to bring up quality and productivity together. But when you think about it, quality, productivity, cost and cycle time are only secondary considerations. What management is really interested in is performance improvement. Typically, management measures performance improvement in:

• Return on Assets (ROA) Changes in this measurement indicate how an individual program impacts profitability.
• Value Added per Employee (VAE) Changes in this measurement reflect how an individual program improves productivity.
• Customer Satisfaction (CS) Changes in this measurement are key indicators of sustained long-term performance
• Market Share (MS) Changes in this measurement indicate how well the organization is performing compared to its competition.

Shipping costs depend on Fuel efficiency

Other way, pollution is function of inefficiency...

After the energy saving light bulbs, fridges and cars it came to ships. Nowadays fuel efficiency may be one of the criteria (or the one) to judge on when taking into account the cost of the shipping of goods.

Below I offer a brief into the problem, a short video created by Carbon War Room.





ShippingEfficiency.org is an initiative launched by the Carbon War Room and industry-leading partners to increase information flows around international shipping's energy efficiency and ultimately help reduce the environmental impacts of the world's shipping fleet.

Just to mention that one of the founders of the Carbon War Room is Sir Richard Branson.

Dr. Ichak Adizes and the Corporate Lifecycle

At the foundation of effective management for any organization is the fundamental truth that all organizations, like all living organisms, have a lifecycle and undergo very predictable and repetitive patterns of behavior as they grow and develop. At each new stage of development an organization is faced with a unique set of challenges. How well or poorly management addresses these challenges, and leads a healthy transition from one stage to the next, has a significant impact on the success or failure of their organization.

The Corporate Lifecycle
source Wikimedia Commons

Leading an organization through lifecycle transitions is not easy, or obvious. The same methods that produce success in one stage can create failure in the next. Fundamental changes in leadership and management are all required, with an approach that delicately balances the amount of control and flexibility needed for each stage. Leaders who fail to understand what is needed (and not needed) can inhibit the development of their companies or plunge them into premature aging.

The challenges that every organization must overcome at each stage of development first manifest themselves as problems that arise from the growth and success of the company and from external changes in markets, competitors, technology and the general business and political environment. This simple, unavoidable reality leads to the following five important insights about the nature of problems in organizations.

1. Problems are normal and desirable. Problems are the natural result of change. The only place on the lifecycle curve where there are no problems is the place where there is no change, which is Death. If you think that good managers are those whose organizations have no problems, think again. Your reward for successfully resolving the problems that confront you today, is a set of new problems tomorrow that will be larger and more complex. If your company faces a high rate of change in your markets, technology or industry, your challenge is magnified. The faster the rate of change, the faster problems appear and grow.
2. Your role as a leader is not to prevent problems or slow the pace of change. Instead, focus on accelerating your organization's ability to recognize and resolve problems. Your ability to work together as a team and quickly tackle any and all situations, or decide not to, is your ultimate competitive advantage.
3. Some of the problems you face are normal and some are abnormal. Normal problems are those that are expected for a given lifecycle stage. Abnormal problems are those that are not expected (or desirable) in a stage of the lifecycle. Since you will never have enough time or resources to address all the problems you face, focus on abnormal problems. Many normal problems can be ignored since they tend to resolve themselves during the natural course of growth and development.
4. You can drive your organization faster when you know the road ahead. Most of the issues you face are common to all organizations. There is no need for you to reinvent the wheel. You can save a lot of time and effort by thoroughly understanding the nature of all 10 stages in the lifecycle, and knowing what it takes to transition from one stage to the next. If you and your management team share a common understanding of this knowledge before problems arise, it will also help you attack the problems, instead of attacking each other.
5. Prime is the Fountain of Youth for Organizations. One key difference between the lifecycle for human beings versus organizations is that living things inevitably die, while organizations need not. The "age" of a company in terms of its lifecycle is not related to its chronological age, the number of employees, or the size of its assets. Instead, the lifecycle age is defined by the interrelationship between flexibility and control. There is a fountain of youth for organizations called Prime. An organization that is in Prime has achieved a balance between control and flexibility. A Prime organization knows what it is doing, where it is going, and how it will get there. It also enjoys both high growth and high profitability. Once an organization reaches Prime, leadership must work to sustain that position.

Managing Corporate Life Cycles, 2nd Edition by Dr. Ichak Adizes.

Published by the Adizes Institute. © 2004, Ichak Adizes.

Management Systems in Shipping - What about QRM?

Having been always an eager student myself and using the opportunity that at present I am lecturing in Maritime Transport Management at Odessa National Maritime Academy, I try to find new effective tools and approaches in management for Shipping. Though there are many systems available and as well many training courses in them, there are not so many success stories and case studies of implementing the systems in the Maritime Industry.

My efforts are to show to the students ways how one would port recommended management tools into a Port Agency, Shipping Line, Shipmanagement Company.

One of the tools is called Quick Response Manufacturing. I believe its application has the future in Shipping, i.e. in services.





My regards to prof.Suri!

Seafarers Fatigue Film - Cardiff University

Seafaring as the job has changed during recent years drastically. Today it is omnipresent, more efficient and hi-tech. Same time - stressful and over-demanding. Workload and routine necessities are adding to each other to make it all risky and not healthy. But first of all, it is also NOT SAFE.

Seafarers Fatigue Film - by Cardiff University




One can leave his/her comments to the authors at  www.seafarersfatigue.com

Direct download link to Final Seafarers' Fatigue Project Report is here

Ukrainian PSC (Black Sea MOU) inspections database

From now on visitors of Maritime Routes can browse through the list of the latest inspections carried out by the Black Sea MOU PSC officers in the Ukrainian ports (including all details of deficiencies and detentions). List is accessible directly from @OdessaBay page.


Quote from Wikipedia on PSC:

Port State Control (PSC) is the inspection of foreign ships in other national ports by PSC officers (inspectors) for the purpose of verifying that the competency of the master and officers on board, the condition of a ship and its equipment comply with the requirements of international conventions (e.g. SOLAS, MARPOL, STCW, etc.) and that the vessel is manned and operated in compliance with applicable international law.

PSC regions chart
Source: Wikipedia

Paris MOU (blue), Tokyo MOU (red), Indian Ocean MOU (green), Mediterranean MOU (dark green), Acuerdo Latino (yellow), Caribbean MOU (olive), Abuja MOU (dark red), Black Sea MOU (cyan) and Riyadh MOU (navy).

KPIs for Ports and Terminals

It is really necessary to set up KPIs in order to ensure an efficient and profitable terminal operation, although handling too many in order to screen performance might be counter-productive. KPI's for Ports and Port Terminals are absolutely necessary and required to satisfy all ports Stakeholders specifically for the Environmental , Health , Safety and Security considerations , Operational , Efficiency and Financial / Economical / Legal , Legislative considerations.

All processes should be made measurable in Quality , Time and Cost / Revenu/

There are many KPIs used:

* In operations on vessel handling time (measures how shipping lines' contracts are met)
* Crane productivity (measures how shipping lines' contracts are met)
* Dwell times
* Cost per cargo handled, mainly labour, maintenance, energy (measures internal efficiency performance)
* Equipment technical/maintenance
* Mean time between failure (MTBF)
* Reliability/availability of equipment
* Kilometer/moves per equipment (measures technical state and maintenance needs)
* Health, Safety like lost time injuries
* Security - ISPS breaches
* Minimum teus per FTE (full time equivalent) employee i.e. we never want the teus per FTE to fall below this level
* Maximum cost per TEU
* Average crane rate
* Truck turn time
* Yard occupancy

They may overlap or measure the same in a different manner. All operators measure them most likely slightly differently.
There is no standard way of measuring crane rate. Some terminals measure it using time of first lift to time of last lift; another might use start of shift to end of shift; a third might use either of the above but deduct breakdowns, and so on. You cannot look at the quoted rate from one terminal and be certain it's been calculated the same way as the quoted rate from another.
From a Security point of view, in a port operations environment, KPI's are fundamental in measuring, and most importantly managing, compliance, costs, performance, and continual improvement. At DP World they have embraced and implemented an international security management standard (ISO 28000) that allows to do this.
Example of KPI for the third parties:
Jacobs Engineering Ireland Ltd. uses KPIs in terms of gauging their support to Port clients. Client identifies desired performance indicators, Jacobs tracks adherence to same.

A.O. Chepok

This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported License.

Risk Management Generated Problems

Risk Management is a must for the Maritime Industry, as it always was before. There are too many factors influencing the processes: people, complex machinery and electronics, forces of the Nature and forces of God.
The question arises that Risk Management as a formal procedure becomes too formal and too stiff for some everyday activities in order to suit the ever declining quality of judgement and ever increasing demand for loss prevention. Here under formalisation meant the process of providing a documented proof of the Risk Assessment actually carried out. Sometimes it is a stupid over-burden, often because of the latter suffers either the quality or feasibility of the Risk Assessment itself.

In order to demonstrate how the malignant bureaucracy chafes the process, let us examine an execution string connecting the two points:

Fig.1. A sample work task process

Further analysis allows to put a Risk Management point somewhere on this string. For the sake of our purposes we are not going to detail out any other points or to delve into the philosophy of iteration and continuation. Therefore the process have the following looks:

Fig.2. Next level of the process detail

Conscious or sub-conscious Risk Management is present all the time at everyday operations. We consider Fig.2. illustrates a process with a “normal” everyday risk management.

Our interest in the topic indicates that quality of the “normal” everyday risk management is not satisfactory and there is need for improvement. One of the goals we set to achieve is to make the risk assessment a standard documented procedure, i.e. to make risk assessment explicitly conscious. Practically it is done when the procedures have been incorporated into a Safety Management System. Real life shows that our process from Fig.2 because of the new properly documented “quality” Risk Management procedure now looks like in Fig.3:

Fig.3. Work task process with Quality Risk Assessment

Increase in circle area means increased effort to done, other words the increased workload for a particular person (let us call this person – Onboard Risk Manager [ORM]). Same time, ORM has all the same skills and all the same available resources despite the increased work. So it results in just ORM's spending more man-hours. On the other hand we achieve better process control, better safety, and better quality (?).
Question: Is there any problem in this?

Yes, there is. Workload on modern seamen have finally come under the scrutiny of the fatigue studies. Either appointed for a particular task or defined on a permanent basis, ORM is a person entitled to appropriate level of decision-making, often an officer highly exposed to fatigue events. His working (non-emergency) timeframe have maximum permissible man-hours. Though permissible is less than possible, due to the fact that today seafarer’s working day is completely saturated with tasks, we encounter such a situation when limit of number of tasks not has been only reached, but is consciously overstepped. Effective prioritization helps, but through leaving the other equally important tasks to wait for the opportunity.

In order to be able to cope with the increased man-hours quality Risk Assessment needs dedicating more men or hours.  The other way lies in enhancing the procedure.
Even being over-optimistic we cannot expect more men onboard. We could hope for more hours though, but these can be provided only basis re-prioritization. The most plausible solution seems to me the enhanced technique of the Risk Management itself:

1. Preparing the Risk Management Templates for standard onboard practices.
2. Developing better automation and document management procedures to replace the implemented.
3. Upgrading risk assessment skills of all the ORM personnel with custom-tailored training programmes (until now there are only the Risk Management Awareness programmes).
4. Providing access for seamen to a searchable Knowledge Base, which gives comprehensive reference to how-to’s and do-not’s of the onboard operations  (these elements are still not present to the desirable level of usefulness).

Conclusions. 
While we definitely need improving the Risk Management effectiveness, we have to realize that it leads to a problem of extra workload for the ship’s staff. There are few remedies to counteract: by allowing more time for proper risk assessment and/or by enhancing the Risk Management procedures.

A.O. Chepok

This text is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 3.0 Unported License.

Как мне доехать до аэропорта?

Из книги Schwarze Rhetorik (Dr. Karsten Bredemeier):

Приезжий спрашивает:
«Как мне доехать до аэропорта?» или: «Как мне добраться до ресторана Розелла?»
«Знающие люди» отвечают ему каждый по-своему:

• Специалист по риторике: «А почему вы хотите узнать, где находится этот ресторан?»

• Специалист по трансакциям: «Пожалуйста, охарактеризуйте сначала состояние своего Я, для того чтобы мы смогли добраться до мотивов ваших исканий!»

• Специалист по моделям поведения: «Итак, начнем с самого начала. Вы поднимаете правую ногу и перемещаете ее вперед. Наступаете на нее, отлично, отлично, уже очень хорошо. Вот вы и идете!»

• Руководитель тренингов: «Готовое решение ничего не даст вам сейчас. Ответьте сначала на следующие вопросы: как вы собираетесь искать этот ресторан, как представляете себе возможные препятствия на пути к цели и какие наработанные модели могут помочь вам в ваших поисках?»

• Психоаналитик: «Вы жаждете войти в этот восхитительный храм кулинарии, для того чтобы медленно, с наслаждением подносить к губам вилку с лакомством, погружать ее в рот, потом вынимать изо рта, накалывать на нее следующий кусочек и вновь погружать в рот и т. д. — вынимаем, погружаем, вынимаем, погружаем?!»

• Специалист по психологии личности: «Будь настойчив. Скажи себе, что ты жаждешь попасть в этот ресторан — только в этот, и ни в какой другой!»

• Специалист по интенсивной психотерапии с использованием методов НЛП (нейролингвистическое программирование. — Прим. пер.): «Представьте себе, что вы уже добрались до ресторана. Теперь мысленно проделайте этот путь еще раз!»

• Гипнотерапевт: «Очень медленно закройте глаза. Наступает темнота, полная темнота. Теперь расслабьтесь. Вашему подсознанию известно многое, а что оно говорит вам по поводу того, как найти дорогу к этому ресторану?»

• Консультант по вопросам стратегии: «Вы неправильно ставите вопрос. Ваш вопрос должен звучать так: какие стратегически важные моменты, способные повлиять на прохождение этого пути, должны быть мне известны, на какие из них я могу активно воздействовать, какие из них являются для моего пути наиболее важными? Далее вы намечаете для себя стратегию достижения цели. Определяйте свою цель как можно четче, будьте максимально точны в формулировках».

• Специалист по глубинной психологии: «У вас есть установка. С каких пор вас преследует желание во что бы то ни стало посетить этот ресторан?»

• Коуч-консультант по планированию времени: «Почему посещение этого ресторана имеет для вас первостепенное значение, каким запасом времени вы располагаете и как это мероприятие укладывается в ваш график?!»

• Специалист по провокационным технологиям: «Вы давно уже занимаетесь этими поисками, причем абсолютно безрезультатно. Почему вам не удается добраться до цели? Возможно, есть что-то, что вы можете делать лучше?»

• Коуч-консультант по технике ведения публичных дискуссий: «Давайте определим возможные варианты решения нашей задачи при помощи техники метапланирования. Вы выписываете эти варианты на карточки, затем мы выбираем из них наиболее разумный, моделируем процесс решения и обеспечиваем себе гарантированный результат!»

• Д-р Ульрих Штрунц, папа римский для приверженцев здорового образа жизни: «Почему бы вам не пробежаться трусцой при постоянном контроле пульса? Вы бежите, находите свою цель, затем намечаете новую. Диета по Штрунцу — вот что вам нужно! Вообще, я написал массу книг по данной тематике, вы можете их прочитать, но обязательно поддерживайте диету соответствующими витаминами и минералами — о чем, например, говорит вам такое название, как "селен"?»

• Специалист по реинкарнационной терапии: «Тебе следует мысленно вернуться во время до твоего рождения. Ну что, тебе уже приходилось когда-то разыскивать этот ресторан?
Как тебя звали в той жизни? Чем ты занимался? Какая карма охраняла тебя?»

• Коуч-консультант по продажам: «Если вы находитесь в состоянии полной дезориентации, современные навигационные системы способны предложить вам идеальный вариант решения проблемы; к вашим услугам любой из находящихся в прокате автомобилей!»

• Руководитель: «Пожалуйста, не тратьте время на описание своих проблем и начинайте действовать, вперед!»

• Психолог-консультант по вопросам семьи и брака: «Чего еще ты намерен добиться, получив ответ на данный вопрос? Кого ты хотел бы встретить в этом ресторане? Тебе хочется перевести отношения в новую фазу? Ты ищешь эмоциональной зависимости? Тебе уже случалось переживать эдипов комплекс?»

• Биоэнергетик: «А ну-ка, сделаем вдох, выдох, еще раз вдох! Почувствуй свою энергию, используй ее для того, чтобы найти дорогу к цели. Ты можешь открыть ее в глубине своего существа. Ну, что ты сейчас чувствуешь?!»

• Социолог: «Какое выражение находит в этом ресторане факт разделения нашего общества на классы? Вы должны были назвать свое имя, когда заказывали столик? Каков уровень тамошних цен, можно ли войти внутрь в обычной уличной одежде?»

Книгу на русском можно приобрести на Озон.ru

Книга : Черная риторика. Власть и магия слова | Карстен Бредемайер

Аудиокнига : Черная риторика. Власть и магия слова | Карстен Бредемайер

Оригинальное немецкое издание есть на Amazon.com

О взаимосвязи карьеры работника, системы оплаты труда и ранжировании должностей

Эту статью (служебную записку) я написал по личной просьбе генерального директора одной из знаковых украинских компаний, в которой я занимался вопросами реструктуризации, в том числе - вопросами создания эффективной системы оплаты. По сути это была статья-прощальная записка, написанная после того как я покинул компанию. На протяжении длительного времени мне так и не удалось дождаться волеизъявления учредителей о реформировании запутанной и мало контролируемой системы. Это объяснялось тем, что хаос в управлении людскими ресурсами компании, по сути, являлся отражением кадровой политики, проводимой одним из акционеров. Поэтому, учитывая наследие "советского прошлого" в организации управления компанией, ее структуру и размеры, я написал в своей служебной записке о ранжировании.

Если прочитать статью, то можно увидеть, что ранжирование больше относится к государственным служащим. Однако это не значит, что на частных предприятиях нет или не должно быть ранжирования. Ранжирование может быть как явным, так и скрытым. Оно всегда есть, и это заложено в природе самих людей. Вспомните детскую игру, где по очкам (количеству бросков в баскетбольное кольцо и т.п.) дети выбирают себе уровни: король, принц (или золото и серебро), ... и далее до последнего. Глупо отрицать, что с возрастом человек меняет восприятие своего положения в обществе. В первую очередь потому, что это положение относительно положения других членов социума и меняется со временем. Так и на предприятии, проблемы ранжирования отображают хаос, творящийся в кадровой политике и тормозящий развитие компании.

Для эффективного определения уровней окладов и часовых тарифных ставок принято производить ранжирование должностей - наделение конкретной должности определенным количеством рейтинговых очков и присвоение ей на этой основе соответствующего ранга. На основании ранга рассчитывается для должности "вилки" оклада и часовые тарифные ставки.

Ключевым положением ранжирования является формализация требований к должности, а не к конкретному человеку, занимающему эту должность, а также установление соответствия между окладом и обязанностями, возлагаемыми на данную единицу штатного расписания.

Любое предприятие, разрабатывающее сетки окладов/часовых тарифных ставок, должно сформулировать универсальный набор факторов, применимых к ранжированию всех должностей (профессий) корпоративной структуры. Анализ факторов позволяет создать оптимальную систему окладов.

Системы ранжирования (классификаторы) являются основой составления штатного расписания компании вне зависимости от вида собственности (например, Federal Wage System составляется на основании действующих заработных плат в частном секторе США).

Примеры существующих систем ранжирования (прилагаются):

1. Таблица-классификатор General Schedule для гражданских служащих “белых воротничков” США.
   Grade — ранг, определяемый в зависимости от квалификации (образования). Каждый ранг разбит на 10 шагов (Step). Существуют Супер-ранги для топ-менеджеров.
2. Система ранжирования компании N (одной из крупнейших компаний-операторов флота). Здесь градация подразумевает первичное разбитие рабочих мест (судов) на классы с дальнейшим ранжированием персонала по должностям. Выделены группы должностей. В зависимости от принадлежности к группе компания в своей системе управления определяет уровень бонусного стимулирования и дополнительного обеспечения (напр., компенсации проживания семей для офицеров).
3. Система карьерного роста, классификации и оплаты на гражданской службе в Германии.

Примечание: В приложениях приведены преимущественно государственные (муниципальные) системы ранжирования. Это связано с тем, что для примера приводятся открыто опубликованные системы. Классификатор N опубликован по прошествии срока давности. Дополнительная анонимная информация об абсолютных значениях зарплат в компаниях США в зависимости от образования, должности, опыта работы и географического расположения рабочего места доступна на сайтах http://www.payscale.com/ и http://www.wageexchange.com/

Карье́ра (итал. carriera — бег, жизненный путь, поприще) — продвижение вверх по служебной лестнице, успех в жизни.

В теории управления персоналом карьера — это результат осознанной позиции и поведения человека в области трудовой деятельности, связанный с должностным или профессиональ-ным ростом.

С точки зрения работодателя, система карьерного роста сотрудников нацелена на решение следующего ряда задач:

• изучение карьерного потенциала сотрудников; обеспечение обоснованной оценки карьерного потенциала работников с целью сокращения нереалистичных ожиданий;
• достижение взаимосвязи целей организации и целей сотрудника;
• определение путей служебного роста , использование которых могло бы удовлетворить количественную и качественную потребность в персонале в нужный момент времени и в нужном месте;
• обеспечение направленности развития конкретного сотрудника с целью учета его специфических потребностей и ситуаций или устранение “карьерных тупиков”, в которых практически не оказывается возможностей для развития сотрудника;
• обеспечение открытости процесса управления карьерой и формирование наглядных и воспринимаемых критериев служебного роста, используемых в конкретных карьерных решениях.

Карьера отражает процесс движения по пути овладения некими ценностями и благами, признанными в обществе и организации. В этой “лестнице” выделяют ступени (этапы карьерного развития):

1. Должностные ступени и уровни иерархии управления.
2. Ступени квалификационной лестницы и связанные с ней разряды, дифференцирующие навыки и знания людей на уровне мастерства.
3. Статусные ранги, отражающие величину вклада работника в развитие организации (выслуга лет, рационализаторские предложения).
4. Ступени власти как степени влиятельности в организации (участие в принятии важных решений, близость к руководству).
5. Уровни материального вознаграждения и дохода.

Задачи HR по планированию и контролю деловой карьеры работника заключаются в том, что, начиная с момента принятия работника в организацию и кончая предполагаемым увольнением, необходимо организовать его планомерное горизонтальное и вертикальное продвижение по системе должностей или рабочих мест.

В литературе по управлению персоналом указывается, что если работники не знают своих перспектив в данном коллективе, то это говорит о плохой постановке работы с персоналом. Работник должен знать не только свои перспективы на краткосрочный и долгосрочный период, но и то, каких показателей он должен добиться для своего продвижения.

Однако следует напомнить, что кадровая политика зиждется на основополагающих целях, политиках и стратегиях компании. То есть все надо начинать именно с головы, а не наоборот.

А.О. Чепок

Данный текст защищен авторским правом и предоставляется вам по свободной лицензии Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 3.0 Unported License.